Para trabajar
Diecisiete herramientas
Matrices, listas de verificación, formatos y plantillas. Están completas y listas para diligenciar, adaptar o llevar a una reunión de trabajo. Puede usar una sola o el conjunto.
Última actualización: 23 de julio de 2026 · versión 1.0
Entender quién responde por qué
Herramientas para reconstruir el recorrido de una persona por el sistema, identificar qué entidad responde en cada paso y detectar los vacíos donde nadie responde.
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1Matriz de análisis
Mapa de funciones institucionales por etapa del sistema
Reconstruye el recorrido de una persona por el sistema e identifica quién responde por cada proceso, con qué plazo y con qué sustento normativo.
Medida 1 -
2Matriz de análisis
Mapa de usuario institucional del RUI
Reconstruye paso a paso la experiencia de una persona con el sistema y la contrasta con lo que hace la institución en cada momento.
Medida 1 -
3Matriz de análisis
Matriz de responsabilidades institucionales (RACI)
Define quién ejecuta cada actividad, quién responde por el resultado, a quién se consulta y a quién se informa en cada proceso del sistema.
Medida 1 -
4Matriz de análisis
Matriz complementaria de responsabilidades
Muestra de un vistazo la distribución general de funciones entre entidades, para detectar concentraciones y vacíos.
Medida 1 -
5Lista de verificación
Lista de verificación para el análisis de la gobernanza
Seis preguntas para detectar zonas grises, vacíos institucionales y riesgos de fragmentación en la gobernanza del sistema.
Medida 1
Comunicar sin generar sospecha
Instrumentos para avisar los cambios con anticipación y para revisar que los mensajes del sistema no traten a las personas como sospechosas.
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6Formato de planeación
Protocolo de comunicación anticipada de cambios metodológicos
Quince campos para planear y documentar la comunicación de un cambio antes de que produzca efectos sobre las personas.
Medida 2 -
7Lista de verificación
Lista de verificación del protocolo de comunicación
Seis condiciones que debe cumplir la comunicación de un cambio antes de darla por hecha.
Medida 2 -
8Guía en cuatro pasos
Revisión de comunicaciones desde un enfoque de derechos
Un recorrido de cuatro pasos para revisar cualquier mensaje del sistema antes de publicarlo, incluida una tabla de expresiones que conviene reemplazar.
Medida 3
Atender sin trasladar cargas
Formatos para que las solicitudes tengan seguimiento verificable y para evaluar si los canales de atención llegan a todo el territorio.
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9Formato de registro
Formato de trazabilidad de solicitudes
Registra cada solicitud desde que se radica hasta que se cierra, con estado verificable y responsable identificado en todo momento.
Medida 4 Medida 12 -
10Lista de verificación con semáforo
Lista de verificación de accesibilidad territorial y multicanal
Diez preguntas para saber si los canales de atención reducen barreras o trasladan cargas, con un semáforo que indica si se puede avanzar.
Medida 5
Usar datos con cuidado
Instrumentos para decidir si una base de datos debe usarse, documentar qué información alimentó cada clasificación y mapear todas las fuentes del sistema.
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11Lista de verificación con semáforo
Lista de verificación previa al uso de registros administrativos
Responde a la pregunta de si una base de datos debería usarse, antes de que produzca efectos sobre la clasificación de alguien.
Medida 6 -
12Formato de registro
Registro de trazabilidad de fuentes de información
Responde a la pregunta de qué información se utilizó en una clasificación y qué efectos produjo.
Medida 6 -
13Matriz de análisis
Mapa de registros administrativos utilizados en la clasificación
Responde a la pregunta de de dónde proviene toda la información que usa el sistema y quién responde por ella.
Medida 6
Explicar y resolver
Plantillas para informar resultados en lenguaje claro y un protocolo completo para resolver inconsistencias sin castigar a la persona.
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14Plantilla de comunicación
Plantilla para informar a una persona sobre su clasificación
Un documento único que reúne la clasificación de una persona, las fuentes que la determinaron y lo que puede hacer si encuentra un error.
Medida 7 Medida 8 Medida 10 -
15Plantilla de comunicación
Plantilla de notificación de cambios en la clasificación
Un modelo de notificación escrito en lenguaje claro, organizado alrededor de las preguntas que una persona se hace cuando su clasificación cambia.
Medida 7 Medida 8 Medida 10 -
16Formato de registro
Registro de trazabilidad de decisiones
Documenta cada decisión que afecta la clasificación de una persona, para que pueda auditarse y para detectar fallas que se repiten.
Medida 9 -
17Protocolo en seis pasos
Protocolo interno para la resolución de casos
Una ruta completa para resolver inconsistencias sin trasladar la carga a la persona, desde la detección hasta el cierre del caso.
Medida 10 Medida 11 Medida 12