Mapa de roles y responsabilidades institucionales

Qué propone

Definir con precisión qué le corresponde al DNP, a las entidades territoriales y a las entidades que administran programas sociales en cada etapa del RUI, estableciendo rutas de escalamiento, protocolos de remisión y estándares de trazabilidad que permitan saber quién tiene a cargo cada función y qué debe hacer con ella.

El problema que resuelve

La Fundación Karisma ha documentado que las personas quedan atrapadas entre actores institucionales que se remiten mutuamente la responsabilidad, sin claridad sobre el papel de cada entidad ni sobre a quién acudir cuando algo falla. Con la transición al RUI este problema puede intensificarse. El Decreto 875 de 2024 asigna a las oficinas locales de Sisbén la transición a “oficinas de gestión de información”, pero sus roles frente a la corrección de datos, la atención a reclamaciones y la actualización de la autodeclaración no están suficientemente delimitados.

Quiénes participan

DNP (Subdirección de Pobreza y Focalización), entidades territoriales (oficinas de gestión de información), coordinadores departamentales, entidades administradoras de registros administrativos fuente y entidades administradoras de programas sociales.

Qué se gana

Las personas sabrán ante quién reclamar y podrán obtener respuesta sin ser remitidas indefinidamente. Los funcionarios conocerán los límites de su competencia y las rutas para escalar casos fuera de su alcance. Se reduce la probabilidad de que errores o inconsistencias queden sin responsable asignado.

Cómo implementarlo

1. Elaborar un mapa de funciones institucionales por etapa del RUI que identifique, para cada proceso (autodeclaración, actualización, verificación, notificación, corrección, reclamación), la entidad responsable, la ruta de escalamiento y el plazo de respuesta.
2. Establecer protocolos de remisión entre niveles institucionales que impidan que las personas sean enviadas de una oficina a otra sin obtener respuesta.
3. Crear registros de trazabilidad que permitan hacer seguimiento a cada caso y verificar que fue atendido dentro de los plazos y por la entidad competente.

Aprendizaje clave. Sin claridad sobre quién responde en cada etapa, la rendición de cuentas puede existir en el papel pero resultar prácticamente inexigible. Un mapa de roles no es un organigrama. Es una herramienta de garantía de derechos.

Esta medida viene del cambio propuesto número 16, que el sistema puede incorporar de forma parcial.